A szervezeti egységek önálló működése nem hiba – ha tudják, hogyan illeszkednek egymáshoz.
Nem az a probléma, hogy silók vannak – hanem ha nem látják egymást
Csakúgy, mint sok ás területen, a közszférában (is) a szervezeti struktúrák sok esetben eleve „silószerűek”: külön egységek, csoportok, osztályok, intézmények egymás mellett, a mindennapjaikban többnyire külön-külön működve üzemelnek. Ez önmagában nem gond – sőt: bizonyos feladatok ellátásánál elkerülhetetlen.
A működés akkor válik problémássá, ha ezek a szervezeti egységek:
- nincsenek tisztában egymás tevékenységével,
- nincs közöttük információáramlás,
- nem nyilvánvaló számukra, hogy az ő részlegük munkája hogyan segíti más területek működését és ezáltal hogyan járulnak hozzá a közös célhoz.
A végeredmény? Mindenki „jól” dolgozik – csak a rendszer nem működik.
Mi segít abban, hogy silózott rendszerben is legyen kapcsolódás?
- Belső szabályozók: nem adminisztráció, hanem iránytű
Az SZMSZ és az ügyrend nem csak formális dokumentum – ha jól működik, átláthatóvá és érthetővé teszi a szervezet egészét. Segít kijelölni a határokat, de azt is, hogyan kapcsolódnak ezek a határok egymáshoz. - Szervezeti célok és hitvallás – közös nevező a napi rutin mögött
A munkatársak akkor tudnak jól együttműködni, ha személy szerint érzik, hogy mi az ő hozzáadott értékük.
Ezért fontos, hogy a célok ne csak a vezetőség számára legyenek egyértelműek – hanem minden dolgozó felismerje, hogy a saját munkája hol illeszkedik ebbe. - Szervezeti és egyéni célok összehangolása
Az emberek jobban teljesítenek, ha testhezálló feladatot látnak el.
Amikor a pozíció illeszkedik a készségekhez, és a célokhoz kapcsolódik, akkor motiváció és teljesítmény egyszerre nő – és könnyebben alakul ki a más szervezeti egységek iránti szolidaritás és segítőkészség is. - Szakmai bemutatók – tanuljunk egymásról
Amikor a siló-rendszerben működő egyes területek bemutatják saját feladataikat a többieknek, az segít oldani a közöttük feszülő, „a mi osztályunk – kontra – másik terület” felfogást, amely gyakran ellentétet szül. Ráadásul világossá válik: kihez fordulhatunk, ha egy komplex feladat több területet is átfog. - Betanulási folyamat – az új dolgozó ne egy pozícióba tanuljon bele, hanem a szervezetrendszerbe
Egy új munkatárs akkor tud jól működni, ha az egész rendszert látja. Ezért értékes, ha a betanulás során minden szervezeti egység működésébe belelát. Így az első pillanattól kezdve kapcsolatokban gondolkodik – nem elszigetelten. - Mentorprogram kézikönyv – stabil háttér az induláshoz
A jó mentor nem csak betanít, hanem kapcsolatokat is közvetít. Ha a kézikönyv világosan bemutatja a szervezet működését és a többi egység szerepét, az új munkatárs nem csak a saját pozíciójára fókuszál, hanem a rendszer egészére. - Készségfejlesztés különböző silókból
Egy tréning akkor éri el a legnagyobb hatást, ha nem csak egy osztályon belül történik. Ha különböző egységekből jönnek a résztvevők, akkor az átadott tudás mellett az emberek között kapcsolatok is épülnek – ami később a napi munka során is hatékonyabb együttműködést hoz. - Vezetői célkitűzés kommunikációja
Fontos hogy a célkitűzések egyértelműek legyenek a szervezet valamennyi szintjén, és a dolgozók megértsék hogy az ő munkájukra vetítve mindez mit jelent. A dolgozói szempontokat is figyelembe vevő belső kommunikáció gyorsítja a megértést, és csökkenti a találgatásokból fakadó bizonytalanságot. - Lean szemlélet – egyszerűsítés kapcsolódások mentén
A Lean alapelvei – egyszerűsítés, átláthatóság, folyamatszintű gondolkodás – segítenek meglátni a silók közötti kapcsolódási pontokat. Nem minden mozzanat automatizálható, de minden folyamati elem megérthető – ha rendszerben nézzük.
A silók közé hidakat kell építeni
A közszféra (is) gyakran működik silószerűen. Ez azonban nem hiba – hanem kiindulópont.
A működés akkor lesz hatékony, ha a szervezeti egységek látják, értik és elismerik egymást.
Ebben segíthetnek belső szabályozók, bemutatók, mentorprogramok, közös tréningek – és a vezetői szándék, hogy ne csak szervezeti egységeink legyenek, hanem közöttük valódi együttműködés is.
