Miért fontos, hogy a KPI-ok ne csak mutatószámok, hanem a megalapozott vezetői döntések alapkövei is legyenek?
A mutatószám nem öncélú – hanem a visszacsatolás eszköze
A jól megválasztott KPI a vállalat egyik leghatékonyabb iránytűje lehet.
Segít látni a trendeket, időben jelzi az eltéréseket, fókuszba helyezi az erőforrásokat.
De csak akkor, ha dolgozunk is vele. A mérőszámok önmagukban nem elegendőek. Az adat értéke abban rejlik, hogy mit vált ki:elemzést, kérdést, újratervezést, döntést, akciót.
Mik a jelei annak, hogy a KPI-aink nem működnek jól?
- Mérjük a KPI-okat, de nem beszélünk róluk
Ha egy mutató rendszeresen megjelenik a riportokban, de nincs körülötte vezetői reflexió, elveszti a jelentőségét. - A cél nem egyértelmű
Minden KPI-nek kell, hogy legyen kapcsolódása egy konkrét stratégiai vagy operatív célhoz. Ha ez nincs, az adat csak információ, és nem irány. - Nincs következménye
Egy KPI akkor hasznos a számunkra, ha értelmezése valamilyen következménnyel jár: akció, döntés, visszajelzés, korrekció.
A KPI célja nem az, hogy figyelemfelkeltő legyen – hanem hogy hatást váltson ki
A mutatók gyakran a „szép adatvizualizáció” eszközeként szerepelnek a vezetői prezentációkban.
De egy hatékony vállalati működésben nem az a jó KPI, amelyik esztétikus – hanem az, amelyik irányt mutat.
Például:
- ha csökken az ügyfél-elégedettség, melyik részlegen, melyik folyamatban kell mélyebbre ásni?
- ha nő a fluktuáció, milyen vezetői beavatkozás segíthet először?
Miért fontos, hogy időt szánjunk az értelmezésre?
- Mert ez a kapcsolat a stratégia és a napi működés között
- Mert így a mérőszámok nem csak puszta adatok maradnak, hanem a folyamatos újratervezés mozgatórugói
- Mert a csapatok is motiváltabbak, ha értik, miért figyeljük ezeket a számokat
A KPI-ok tehát nem kontrolleszközök – hanem lehetőségek: lehetőséget adnak arra, hogy időben cselekedjünk, jobban értsük a működésünket, és folyamatosan fejlődjünk.
Tanácsadói tapasztalat: nem új mutatók kellenek, hanem új kérdések
Az Orconnál gyakran tapasztaljuk: az adatok megvannak a szervezeteknél – csak épp nem használják őket tudatosan. Ilyenkor nem új KPI-okat javaslunk, hanem kérdéseket teszünk fel:
- Mire használják ezt a mutatót?
- Ki értelmezi? Mikor?
- Mi történik, ha eltér az elvárttól?
- Az adott mutatószám rendszeres gyűjtése és előállítása valóban fontos a szervezet működése szempontjából, vagy csak megszokásból szerepel a prezentációkon?
Ez a beszélgetés az, ami életet ad a számoknak.
A mérések értelme az a folyamat, az a változás, amit elindítanak
Nem az a lényeg, hogy mit mérünk – hanem hogy mit kezdünk vele. A KPI nem statisztika, hanem irány. Nem beszámolás, hanem visszacsatolás. Ha a mutatószám gondolatot ébreszt, kérdést vet fel, cselekvést indít – akkor működik. Valójában ezek azok a számok, amiket megéri mérni.
